내용증명 보내는 법: 법적 분쟁을 예방하는 중요한 도구

내용증명 보내는 법: 법적 분쟁을 예방하는 중요한 도구

내용증명은 법적 분쟁이 발생하기 전, 상대방에게 사실관계를 명확히 하고 증거를 확보하기 위한 중요한 수단입니다. 이는 계약 위반, 손해배상 청구, 경고 및 통보 등 다양한 상황에서 활용됩니다. 이번 글에서는 내용증명의 개념, 작성 방법, 보내는 방법, 그리고 주의사항에 대해 자세히 알아보겠습니다.

1. 내용증명의 개념

내용증명은 문서를 우체국장이 증명하는 제도입니다.  발송인이 작성한 문서를 우체국을 통해 발송하여, ‘어떤’ 내용의 문서를 ‘언제’, ‘누구에게’ 발송하였는지를 우체국장이 증명하는 제도입니다1. 이는 민사소송 단계로 넘어가기 전, 상대방에게 사실관계를 명확히 하기 위한 수단으로 사용됩니다. 내용증명은 법적 효력을 가지며, 계약 위반, 손해배상 청구, 경고 및 통보 등 다양한 상황에서 활용됩니다.

2. 내용증명 작성 방법

내용증명은 특별한 형식을 정하고 있지 않지만, 보통 A4용지를 기준으로 육하원칙에 따라 전달 내용을 알기 쉽게 작성합니다. 작성 시 다음과 같은 점을 주의해야 합니다:

• 명확성: 내용증명의 주된 목적은 특정 내용을 증명하는 것이기 때문에 내용이 명확하게 작성되어야 합니다.
• 객관성: 주관적인 의견이나 감정을 표현하기보다는 객관적인 사실을 중심으로 작성해야 합니다.
• 구체성: 내용증명의 내용은 구체적이어야 합니다. 예를 들어, "주문한 상품을 받지 않았다"라고 적기 보다는, 0000년 00월 00일에 XX에서 주문한 상품을 0000년 00월 00일인 현재까지 받지 못했다와 같이 구체적으로 적어 주어야 합니다.

내용증명 작성 시 기본적인 양식은 다음과 같습니다:

• 발신자: 보내는 사람의 주소와 성명
• 수신자: 받는 사람의 주소와 성명
• 제목: 내용증명의 주제
• 본문: 육하원칙에 따라 내용을 작성
  • 언제: 일어난 시간
  • 어디서: 일어난 장소
  • 누가: 관련된 사람
  • 무엇을: 일어난 사건
  • 왜: 사건의 원인
  • 어떻게: 사건의 과정
• 서명: 보내는 사람의 서명

3. 내용증명 보내는 방법

내용증명 서류를 보내는 방법은 직접 우체국에 방문하는 것과 인터넷을 통한 온라인 발송 두 가지가 있습니다.

우체국 방문 발송 방법:

1. 내용증명 작성: 내용증명을 작성한 후, 동일한 내용으로 총 3부를 준비합니다. 하나는 수신인에게 보낼 내용, 하나는 발신인이 보관할 사본, 그리고 마지막 하나는 우체국에 남겨질 본입니다.
2. 우체국 방문: 가까운 우체국을 방문하여 내용증명 발송을 요청합니다.
3. 수수료 납부: 내용증명 발송에 필요한 수수료는 기본 취급 수수료 1,330원 (매수마다 650원 증가) 및 우편 발송 요금 2,100원입니다2.
4. 발송 확인: 내용증명이 발송된 후, 발송 확인서를 받습니다. 이는 나중에 내용증명 발송을 증명할 때 필요합니다.

인터넷 발송 방법:

1. 내용증명 작성: 인터넷 우체국 사이트에 접속하여 내용증명 양식을 다운로드해 작성합니다.
2. 로그인 및 업로드: 인터넷 우체국 사이트에 로그인한 후, 작성한 내용증명을 업로드합니다.
3. 수수료 결제: 온라인 결제 방법을 통해 내용증명 발송에 필요한 수수료를 결제합니다.
4. 발송 확인: 결제가 완료되면 내용증명이 발송되며, 발송 확인서를 이메일 또는 SMS로 받을 수 있습니다3.

4. 내용증명 작성 시 주의사항

내용증명을 작성할 때는 다음과 같은 점을 주의해야 합니다:

• 육하원칙 준수: 내용증명은 육하원칙에 따라 명확하고 구체적으로 작성해야 합니다.
• 주소와 성명 기재: 내용증명서 상단 또는 하단에는 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 기재해야 합니다.
• 문서 3부 준비: 작성된 내용증명서는 원본 1부와 사본 2부, 총 3부가 필요합니다. 이는 우체국, 발신인, 수신인이 각각 보관하기 위함입니다4.
• 동일한 문서 3부: 우체국 창구에서 내용증명을 요청하면 해당 직원이 동일한 문서인지 등을 살펴본 후, 각 문서에 내용증명 스티커를 부착합니다. 그리고 내용증명 서류 1부는 수신인에게 우편 발송되고, 나머지는 발신인과 우체국에서 각각 보관합니다.

5. 내용증명 양식 예시

다음은 내용증명 양식의 예시입니다:

발신자: 울산시 00구 00로 123, 박 00
수신자: 울산시 00구 00로 456, 김 00

제목: 건물 하자 보수 요청에 관한 내용증명

본문:

1. 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.
2. 본인은 2023년 7월 1일에 귀사와 건축공사 도급 계약을 체결하고, 2023년 12월 1일에 울산시 00구 00로 123에 위치한 건물을 인도받았습니다.
3. 그러나 건물 인도 후, 2024년 1월부터 현재까지 다음과 같은 하자가 발생하였습니다:
   • 2024년 1월: 1층 거실 천장에서 누수 발생
   • 2024년 2월: 2층 화장실 타일 균열
   • 2024년 3월: 외벽 페인트 벗겨짐
4. 본인은 귀사에 여러 차례 하자 보수를 요청하였으나, 현재까지 아무런 조치가 이루어지지 않았습니다.
5. 이에 본 내용증명을 통해 다시 한번 하자 보수를 요청드립니다. 귀사는 본 내용증명을 받은 후 7일 이내에 하자 보수를 이행해 주시기 바랍니다.
6. 만약 귀사가 본 내용증명을 받은 후에도 하자 보수를 이행하지 않을 경우, 본인은 제3자를 통해 하자 보수를 진행하고, 이에 따른 비용을 귀사에 청구할 수밖에 없음을 알려드립니다.
7. 또한, 본 내용증명 발송 후에도 하자 보수가 이루어지지 않을 경우, 법적 조치를 취할 수 있음을 경고드립니다.

첨부 서류:

1. 건축공사 도급 계약서 사본
2. 하자 발생 사진
3. 하자 보수 요청 내역

발신자: 박 00 (서명)

결론

내용증명은 법적 분쟁이 발생하기 전, 사전에 증거를 확보하기 위한 중요한 수단입니다. 이를 통해 나중에 발생할 수 있는 법적 분쟁을 미리 예방하고, 자신의 권리를 보호할 수 있습니다. 내용증명을 작성하고 보낼 때는 정확하고 명료하게 작성하는 것이 중요합니다. 이를 통해 상대방에게 명확한 사실관계를 전달하고, 법적 효력을 확보할 수 있습니다.